VvE Manager is een online tool die u kan ondersteunen in het voeren van een complete en transparante administratie van uw VvE, welke ten alle tijden inzichtelijk is. De functionaliteiten van VvE Manager bevatten:
-
De ledenadministratie
Beheer wie wanneer eigenaar is geworden van welk appartementsrecht. Om de financiën correct te verdelen voert u tevens in hoe groot het aandeel is van iedere eigenaar in de VvE. Vul deze informatie aan met contactgegevens voor een correcte wijze van onderlinge communicatie. Wanneer een eigenaar een appartementsrecht verkoopt, voorziet VvE Manager u van de benodigde stukken welke kunnen worden overgedragen via de notaris.
-
Bankafschriften verwerken
Aangezien u zelf de bankrekening(en) van de VvE beheert, kunt u gemakkelijk de af- en bijschrijvingen uploaden. Dit doet u door benodigde mutaties bij uw bank te downloaden en deze te uploaden in VvE Manager. Vervolgens kunt u specifieke betalingen koppelen aan een bepaalde begrotingspost, zodat uiteindelijk de meeste betalingen automatisch worden geboekt in de boekhouding.
-
Opstellen van begrotingen
Voer de benodigde begrotingsposten in met de daarbij behorende verwachte kosten/opbrengsten. VvE Manager berekend vervolgens de hoogte van de maandelijkse bijdrage per eigenaar, naar rato breukdeel.
-
Opstellen van jaarrekeningen
Op basis van de ingevoerde boekingen, genereerd VvE Manager na het afsluiten van het boekjaar een jaarrekening. Indien achteraf blijkt dat deze aangepast moet worden, kan het boekjaar opnieuw geopend worden om eventuele boekingen te wijzigen om vervolgens een nieuwe versie te downloaden.
-
Betalingsherinneringen
Indien een eigenaar een betaling heeft overgeslagen, kan er een betalingsherinnering worden gestuurd met het debiteurensaldo. Zodoende worden de leden binnen de VvE tijdig geïnformeerd over eventuele achterstanden en blijft de administratie zo veel mogelijk op orde. Indien een eigenaar echter langdurig achterstallig is in zijn betalingen, dient u zelf een incassobureau in te schakelen om de achterstand te verhalen.
-
Prikbord
Ook heeft VvE Manager een prikbord waar alle leden gebruik van kunnen maken. Dit prikbord wordt weergegeven op de hoofdpagina na het inloggen. Tevens worden leden per e-mail geïnformeerd over een nieuw bericht op het prikbord, zodat men dit tijdig kan lezen.
-
Organiseren vergadering van eigenaars
Vanuit VvE Manager kunt u de leden uitnodigen voor een vergadering van eigenaars. Hierbij kunt u gebruikmaken een automatisch een agenda te genereren. Ook kunt u de vergaderstukken op het portaal uploaden, zodat iedere eigenaar deze tijdig in kan zien en er rechtsgeldige besluiten over kunnen worden genomen.
-
Documenten beheer
Upload alle documenten die belangrijk zijn voor de VvE in VvE Manager. Denk hierbij aan de akte van splitsing, het splitsingsreglement, het huishoudelijk reglement, maar ook offertes, facturen, etc. Zodoende zijn al deze documenten inzichtelijk voor de leden van de VvE.
Uitbesteden van het beheer
Ondanks dat VvE Manager een gebruiksvriendelijke tool is om uw VvE zelfstandig in te beheren, kan het zo zijn dat u toch wenst het beheer uit te besteden. In dat geval kunt u geheel vrijblijvend een offerte aanvragen voor het beheer van MVGM VvE. Bij de aanvraag kunt u aangeven welke zaken u wenst uit te besteden. Dat kan bijvoorbeeld zijn het uitbesteden van het (financieel) administratieve deel van de VvE, waarbij u zelf dient te vergaderen en er geen techniek is inbegrepen. Eén van de andere opties is om het volledige beheer uit te besteden, waarbij niet alleen het (financieel) administratieve deel van de VvE voor u wordt verzorgd, maar ook de organisatie van de vergadering van eigenaars en zaken rondom onderhoud. Graag verwijzen wij u hiervoor naar de website van MVGM VvE.
